Skab overblik med en modenhedsvurdering af økonomiafdelingen

Økonomiafdelingens modenhed og ambition med data

En vurdering af økonomiafdelingens modenhed skaber overblik over den nuværende situation hvad angår brug af data og finansielle processer til at støtte resten af virksomheden. En modenhedsvurdering er således økonomiafdelingens første skridt mod at blive en proaktiv og værdiskabende Business Partner.

Når man taler om virksomheders datamæssige modenhed og fremadrettede strategi, handler det om at forstå virksomhedens udgangspunkt og planlægge de rigtige initiativer derudfra. Det handler ikke om at evaluere virksomheden som ”god” eller ”mindre god”. Der er helt naturligt forskel på, hvor virksomheder og afdelinger er i forhold til dataanvendelse og automatisering af processer.

Forskellige modenhedsniveauer

Der kan være mange årsager til, at virksomheder befinder sig på forskellige modenhedsniveauer i forhold til data. Virksomhedens alder har fx ofte en naturlig kobling til, hvor faste og dokumenterede processerne er. Og ikke alle virksomheder behøver nødvendigvis at bevæge sig slavisk op ad modenhedstrappen og ende helt på øverste niveau. Det handler i særdeleshed om målsætningen for de respektive økonomiprocesser, og hvor parate virksomheden er generelt set.

For økonomiafdelinger har opgaven i mange år(tier) været at levere god økonomistyring, forudse og styre ift. eventuelle risici – herunder sikre at der altid er et cashflow i kontrol. For den mindre modne virksomhed har økonomiafdelingen eksempelvis ofte navigeret ud fra en kontoplan med eventuelle bogføringsdimensioner som det analytiske perspektiv.

Brugen af data stiller større krav til økonomiafdelingen

Data bliver i stigende grad betragtet som den vigtige ingrediens, der bruges til planlægning, styring, overblik og beslutningsstøtte – ikke bare i økonomi, men på tværs af alle virksomhedens afdelinger. Det stiller også større krav til økonomiafdelingens anvendelse og forståelse for data, hvis denne skal være effektiv, agil og kunne støtte den øvrige forretning med analyser, indsigt og god økonomistyring.

Vi vil i det følgende give inspiration til forståelsen for de forskellige stadier, virksomheder – og i særdeleshed økonomi – typisk gennemløber med henblik på at forstå, hvor den enkelte virksomhed befinder sig. Derefter beskrives det, hvordan virksomheden kan kortlægge de områder som med fordel kan løftes – på teknik, kompetencer og/eller processer.

Modenhedsrejsen

Kapacity har gennem mange projekter og rådgivningsforløb kortlagt en række udviklingstrin, som mange virksomheder og økonomiafdelinger gennemløber. Ofte er målet at blive Business Partner for den øvrige forretning, en funktion og rolle som kræver, at der er styr på data, processer og kompetencer til at arbejde datadrevet – både med kort, mellem og langt perspektiv.

I dialogen omkring modenhed og det ønskede stadie økonomiafdelingen vil udvikle sig til, tager vi udgangspunkt i nedenstående model.

Financial Silo Operations

Financial Operating Model

Dataplatform

FP&A

Business Partner

Hvert stadie har nogle karakteristika, som fortæller noget om, hvor parat man som afdeling er til at bevæge sig et niveau højere op. For hvert stadie kigger vi på de generelle processer i økonomiafdelingens teams – Accounting, Controlling, Reporting, Financial Planning & Analysis, Risk & Compliance – og der tages stilling til arbejdsprocesserne, grad af automatisering, data-tilgængelighed- og kvalitet, it-understøttelse, kompetencer og ressourcesammensætning.

Læs mere om de generelle processer i økonomiafdelingen her.

Modenhedsvurdering – en del af et større billede

En vurdering af virksomhedens datamæssige modenhed og parathed kan med fordel kombineres med et bredere scope – fx en analyse af eksisterende processer. Dermed undgår man at vurderingen ”bare” bliver en isoleret konstatering, men i stedet en del af et samlet billede. Dette overblik kan så bruges til at opstille anbefalinger og planer til prioriteter og procesforbedringer med udgangspunkt i virksomhedens aktuelle situation og ambitioner med data. I Kapacity kalder vi dette et Digital Finance Assessment.

Digital Finance Assesment

Et Digital Finance Assessment afdækker, hvor man som virksomhed står lige nu og sætter fokus på områder og processer, som kan løftes, og får disse kortlagt så de kan eksekveres i en realistisk og værdiskabende rækkefølge.

Digital Finance Assessments er et forløb, hvor information fra relevante bidragsydere tilvejebringes i forskellige former. Forløbet kan variere i omfang – ofte med udgangspunkt i følgende faser:

Fælles workshop – fx for økonomiafdelingen. Her afdækkes opgaver og processer som er tunge, krævende eller fejlbehæftede
Interview og detailgennemgang af udvalgte områder. Her gennemgås de opgaver, som vurderes at have størst mulig effekt ved en teknisk understøttet dataløsning
Analyse og dokumentation sikrer, at alle informationer samles og formidles i en konstruktiv og struktureret form
Gennemgang af resultater – enten med område ejer (CFO?) eller en fælles workshop for alle bidragsydere

Kortlægning af datamodenhed og potentiale

twoday kapacity tager udgangspunkt i en velafprøvet metode, hvor de eksisterende opgaver bliver evalueret på selve processen, datakompetencer, data, datakvalitet, teknologi og ikke mindst governance for virksomhedens processer og data. Som resultat af analysen dannes et overblik over virksomhedens aktuelle datamodenhed, generelle observationer og et roadmap med anbefalede prioriteter på kort, mellem og lang sigt. En kommunikationsplan som supplement til et roadmap sikrer en styret proces med den rette information til relevante interessenter.

Læs om procesoptimering i økonomiafdelingen her

Vil du vide mere om din virksomheds datamodenhed?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder:
Udfyld formularen eller tag fat i Stig – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Simon Stieper

Senior Commercial Advisor, Digital Strategy
sth@kapacity.dk
31 63 29 21