Økonomifunktionen bruger i høj grad virksomhedens data til f.eks. planlægning, rapportering og strategiske fremskrivninger og mange af de transaktioner, der genereres i de operationelle processer er grundlag herfor.

Undgå komplekse arbejdsprocesser

At have styr på de operationelle processer og sikre, at datagrundlaget er korrekt indregnet fra starten af er derfor essentielt for, at de øvrige teams, og i sidste ende CFO’en, på et hvert relevant tidspunkt har adgang til opdaterede og retvisende regnskabstal. Men både medarbejdere og ledelse kan hurtigt komme til at miste overblik over arbejdsprocesserne, sammenhænge og konsekvenser, hvilket også gør det svært at få overblik over, hvad der er vigtigt at prioritere lige nu og her.

Procesoptimering er noget af det, der for alvor kan være med til at øge effektiviteten og bør være et vedvarende fokus for at minimere risikoen for, at arbejdsprocesserne bliver for komplekse, uigennemskuelige og administrativt tunge.

Procesoptimering kan strække over mange arbejdsprocesser på tværs af organisationsskel. Det handler derfor om at få klarlagt hvor og hvorfor der opstår problemer, så ressourcespild minimeres og arbejdsgange optimeres. Det gør sig gældende både for interne processer, men også for interaktioner med eksterne samarbejdspartnere, kunder, leverandører m.fl. Typisk arbejder vi med de interne processer sammen med økonomifunktionen.

For nogle virksomheder betyder optimeringspotentialet store besparelser, og for andre virksomheder handler det lige så meget om, at den enkelte medarbejder kan udføre flere opgaver på tværs af funktioner. Det er vigtigt at få frigjort ressourcer, så medarbejdere kan fokusere på den konkrete opgave, i steder for at spilde tiden på unødvendige opgaver og tunge processer.

twoday

Zoom ind og find jeres optimeringspotentiale

Det er umuligt at fokusere og optimere alt på en gang – det siger sig selv – og så vil det også være alt for dyrt – så arbejdsprocesserne skal nøje udvælges med blik for indsats kontra udbytte.

En måde at gribe det an på er at tage udgangspunkt i jeres virksomheds strategikort og finde de finansielle målsætninger, der strategisk er i fokus på den korte bane (0-6 måneder, maks. <12 måneder). De finansielle målsætninger er typisk brudt ned i tiltag for de interne operationelle processer. Har I f.eks. en målsætning om at forbedre Net Working Capital (NWC) med 5% year-over-year, så handler det om at identificere de arbejdsprocesser, der skaber NWC og fokusere hér til en start.

Efterfølgende skal der zoomes ind og analyseres yderligere for at finde de konkrete optimeringspotentialer.

Sådan identificerer vi udfordringerne

Hos Kapacity anvender vi en simpel metode, hvor der hurtigt spores ind på konkrete problemstillinger og prioriteter. Her skeler vi til den klassiske Værdistrømsanalyse og fokuserer på at få overblik over arbejdsprocessen fra a-z, få identificeret kvalitetsproblemer, flaskehalse eller tilbageløb – og her ud fra udvælge de dele, der giver størst anledning til frustration og ineffektivitet, hvorefter den samlede prioritering sker ud fra en simpel indsats og effekt vurdering.

Når optimeringspotentiale og prioritering er på plads, laver vi, i samarbejde med jer, en plan over indsatser, som sikrer I kommer hele vejen rundt og giver jer grundlag for et vedvarende fokus, og tager typisk afsæt i nedenstående aktiviteter.

Process discovery

Detaljeret dokumentation af hvert procestrin, hvilken rækkefølge opgaverne løses i, og hvor lang tid det tager at gennemføre processen osv.

Process mapping

Vurdering af forretningsprocesserne mod organisationens vision for at sikre, at processer er tilpasset virksomhedens kernekompetencer, kapaciteter og overordnede værdier.

Process categorization

Kategorisering af optimeringspotentialet.

Process optimization

Implementere ændringerne, herunder kommunikation, forandringsledelse og forankring.

Sustain & improve

  • Evaluere indsatsen
  • Standardisere processerne
  • Reflektere over problemløsning
  • Gentag cyklus – PDCA

Hvordan giver procesoptimering værdi?

For at opnå mærkbare resultater, der tager hensyn til afledte effekter af de individuelle indsatser, er det en fordel at have hele end-to-end processen i fokus. Det muliggør at løsningerne, der implementeres har et helhedsperspektiv, så værdien af optimeringsindsatsen bliver tydeligere ud fra en cost/benefit betragtning. F.eks. kan investeringer i digitale løsninger på sigt give omkostningsbesparelser og medvirke til at øge tilfredsheden og effektivitet i interaktioner med jeres eksterne samarbejdspartnere, leverandører og kunder.

Vil du i gang? Det vil vi også

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder:
Udfyld formularen eller tag fat i Simon – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Stig Thougaard

Senior Commercial Advisor, Digital Strategy
sth@kapacity.dk
31 63 29 21