Mindsk det manuelle arbejder og levér rapportering med rette frekvens

Hvad er ledelsesrapportering?

Ledelsesrapportering handler om at supportere organisationens vigtigste interne og eksterne interessenter, med finansielle og non-finansielle data, opstillet på en let overskuelig måde og leveret med den rigtige frekvens. Målgruppen er ofte interne parter som ledelse og bestyrelse – og i andre tilfælde eksterne parter som fx långivere.

Arbejdet med sammenstilling af data til ledelsesrapportering kan være en tidskrævende opgave i mange organisationer, og der er sjældent meget tid til overs til denne øvelse, når rapporteringen skal udsendes. Arbejdet med at opsamle fra flere kilder, og valideringen af data kan være så stor en opgave, at der efterfølgende mangler tid til at udfærdige rapportdesigns og lave forretningssupport.

I mange organisationer efterspørges rapporteringen med kortere frekvens, men med samme høje krav til kvalitet som tidligere. Det øger behovet for automatisering af dataprocesserne. Her viser erfaring, at implementering af en Business Intelligence (BI) eller Performance Management-løsning nedbringer det manuelle dataarbejde, giver hurtigere indsigter og skaber mere tillid til ledelsesrapporteringen.

Fire forudsætningerne for hurtig og korrekt ledelsesrapportering:

at processerne er robuste, effektive og standardiserede

at der findes politikker, procedurer og interne kontroller, der sikrer korrekt afrapportering

at økonomifunktionen er sammensat af forskellige kompetencer indenfor data og analyse

at der er implementeret systemer, som automatiserer dataprocesserne, hvilket forbedrer datakvaliteten og giver transparens

Hos twoday kapacity arbejder vi på 3 hovedområder, når vi hjælper kunder med ledelsesrapportering:

1. Datamodellen

Den gode rapportering bygger på et konsolideret, korrekt dimensioneret og nøjagtigt datasæt. Har man ikke en BI-løsning, så skal data først eksporteres ud af systemerne og ind i Excel. Derefter skal de valideres, så data er fuldstændigt og ikke mangler oplysninger om dimensioner som selskab, konto, afdeling osv. Herefter bearbejdes data, og der udføres beregninger og transformationsprocesser via formler som VLOOKUP, INDEX, IF, mv. Først herefter er der et færdigt datagrundlag, der kan afrapporteres på.

Forretningskritiske processer, herunder arbejdet med ledelsesrapportering, er for mange organisationer for vigtige til at blive baseret på en Excel-model. Derfor arbejder vi hos Kapacity dagligt med at digitalisere sådanne løsninger og erstatte dem med automatiserede datamodeller, som processeres som del af en dataplatform eller et Performance Management-system. Sådanne systemer hjælper til at nedbryde data-siloer og etablerer grundlaget for “én sandhed” i rapporteringen via en fælles platform.

Læs mere om hvad en Dataplatform og et Performance Management system er.

2. Rapportering

I organisationer som ikke har en automatiseret tilgang til dataopsamling, processering, beregning og visuel opstilling, bruges der mange ressourcer til at håndtere arbejdet manuelt. Derfor designes der ofte kun de mest nødvendige præsentationsopstillinger ved at lave en række manuelle opdateringer til foregående månedsrapport. Man tilpasser fx Excel-modellen til at vise nuværende måned, rykke sidste månedstal, lave nye trend-og sammenligningskolonner mv. Når arbejdet er afsluttet, har data måske været kopieret og indsat adskillige gange mellem regnearkets faner. Dette er en arbejdsproces, som tager tid og giver anledning til fejl og mangler.

Med en BI-rapporteringsløsning modtages data fra en konsolideret datamodel, hvorved det er nemt og brugervenligt at designe visuelle stærke rapporter, der opfylder behovene hos ledelse, bestyrelse mv. Brugerne kan nu få deres rapportering med en hurtigere frekvens, og de kan interagere mere med data, finde årsagsforklaringer med egne analyser (bore ned til underliggende detaljer). Dette frigiver tid i økonomifunktionen til analyseopgaver og forretningssupport.

Læs om Power BI.

3. KPI’er, scorecards og dashboards

Moderne ledelsesrapportering kan mere end den traditionelle resultatopgørelsesopstilling. KPI’er, scorecards og dashboards er andre vigtige elementer i ledelsesrapporteringen. De handler om at gøre særligt vigtige informationer let tilgængelige. Ledelse, bestyrelse og andre vigtige interessenter som modtager afrapportering har behov for præcist det overblik, som passer til deres arbejdsprocesser.

Med en god datamodel kan vi designe lige præcis de visuelle dataopstillinger som bedst formidler informationen til hver af brugergrupperne. Det gør det lettere for ledelse, bestyrelse og andre interessenter at træffe de rigtige beslutninger indenfor netop deres kontekst.

Læs mere om KPIer, scorecards og dashboards.

Fordelene ved en web-baseret rapporteringsløsning:

Central styring og administration
Centralt styret kontoplan og finansielle dimensioner
Nem og brugervenlig løsning der kan ejes og vedligeholdes af økonomifunktionen
Fælles datamodel, der giver gennemsigtighed. Slut med flere versioner af samme regneark
Øget kvalitet og sammenhæng i datastrømme
Hjælp til styring og strømlining af hele regnskabsaflæggelsesprocessen
Kvalitet, synlighed og sammenhæng i de indsamlede data reducerer fejl og tid

Vil du vide mere om ledelsesrapportering?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder:
Udfyld formularen eller tag fat i Stig – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Stig Thougaard

Senior Commercial Advisor, Digital Strategy
sth@kapacity.dk
31 63 29 21