Skaber stor værdi for brugerne

KPI’er, scorecards og dashboards er en måde at kommunikere data på, som især økonomifunktioner benytter. Fordi det handler om at prioritere den vigtigste information og stille den lettest muligt til rådighed for brugeren, så kan alle dele af organisationen få glæde af at benytte sig af det.

Hvis man gør det på den rigtige måde, så vil man desuden opleve, at KPI’er, scorecards og dashboards vil skabe så stor værdi for brugerne, at de selv vil ønske at få adgang til dem.

På den måde kan det anvendes bredt i hele organisationen til at skabe overblik og fælles forståelse. Dette gælder både for udfordringer og succeser, som andre med fordel kan lære af. KPI’er, scorecards og dashboards kan således bruges som værktøjer til at nå sine mål og til hele tiden at blive bedre til at skabe resultater.

Hvad har størst betydning for at kunne eksekvere strategien?

 

54%

Information

50%

Beslutningsrettigheder

26%

Motivationsfaktorer

25%

Struktur

Kilde: Neilson, Martin & Powers, Harvard Business Review (2008)

Fokusområder

Data er den vigtigste byggesten til den information, som ifølge Harvard Business Review er nødvendig for at kunne eksekvere strategien. Det er data, som skal bruges til KPI’er – som indgår i både scorecards og dashboards.

KPI’er

På dansk ville man sige nøgletal, men KPI (Key Performance Indicators) er et særdeles populært begreb. KPI’er beskriver særligt vigtige mål. Det kan fx være strategiske ambitioner, kundetilfredshed, CO2-udledning eller operationel effektivitet.

KP’Ier består af data, men det er kun den vigtigste data, som bruges til KPI’er.

Ved hjælp af datavisualisering kan KPI’er gøres intuitive og lette at forstå.

Scorecards

Et scorecard er et helt enkelt overblik over en håndfuld nøje udvalgte strategiske KPI’er.

Scorecards kan laves for en organisation, en afdeling eller for en person.

Alle KPI’er beskriver både et mål og et resultat. På den måde kan man let se, hvis man er bagefter sine mål.

Mange scorecards indeholder desuden en form for vægte eller scoring af KPI’erne. Det gør det lettere at sammenligne KPI’er, som ellers er vidt forskellige.

Dashboards

Dashboards indeholder flere KPI’er end et scorecard. De beskriver det taktiske niveau med bedre mulighed for benchmarking eller indsigt i de underliggende årsager til de enkelte KPI’ers resultater.

I modsætning til en rapport eller en analyse, så er et dashboard begrænset til én side eller ét skærmbillede.

Dashboards ligger derfor vægt på at formidle lige netop tilstrækkelig information til at brugerne ikke bare ved, hvordan det går (scorecards), men også forstår hvorfor og hvad, de kan gøre.

KPI’er

Sandheden er, at uanset hvad vi kalder dem, og uanset hvad folk mener om dem, så er KPI’er nødvendige for at vide, hvordan det går. Selvom nogle bruger helt andre begreber som fx ”OKR” (Objectives and Key Results), så er der mange forhold, som vi er nødt til at måle med KPI’er. Selvom visse brugere kan have haft dårlige erfaringer med at blive ”slået i hovedet” med KPI’er, så kan de samme brugere ende med at blive meget tilfredse, blot KPI’erne bruges på den rette måde. Kapacity kan hjælpe dig med at gribe arbejdet med KPI’er rigtigt an.

Kapacitys tilgang til at arbejdet med KPI’er

  • Nedbrydning af strategi eller overordnede mål til operationelle mål
  • Workshop til prioritering af mål
  • Proces for at udvælge de rette KPI’er
    – Actionable og relevante KPI’er
    – Fremadskuende (leading) og bagud skuende (lagging)
  • Standard for definition, beregning og dokumentation af KPI’er
  • Best practices for targets (målværdier) til KPI’er
    – Absolut
    – Relativ
    – Individuel
    – Delt
  • Best practices for at bruge KPI’er til at skabe transparens
  • Diskussion af, hvordan man driver den rette adfærd med KPI’er.
  • Vedligeholdelse og governance for KPI’er

Scorecards

Scorecards kan med fordel anvendes til den udvalgte håndfuld af KPI’er, som alle bør kunne udenad. Et scorecard er en kortfattet oversigt over KPI’ernes resultater, som desuden viser, om målværdierne er nået. Dette kan eventuelt være konverteret til en score (deraf navnet scorecard) eller vejet sammen til en samlet ”karakter”. Scoren kan bruges til at sammenligne ledere eller forretningsområder på tværs af deres KPI’er.

Kapacitys tilgang til scorecards

Med udgangspunkt i virksomhedens strategi, værdier og eksisterende KPI’er kan Kapacity føre jer sikkert igennem processen frem mod en scorecard-løsning, som giver et samlet overblik over jeres målopfyldelse.

  • Prioritering og udvælgelse af strategiske målsætninger
  • Target-setting for scorecards
  • Brug af vægte og scoring i scorecards
  • Visualisering af KPI’er for effektiv kommunikation af data
  • Design af scorecards
  • Design, implementering og træning i opfølgningsproces for scorecards
  • Diskussion / workshop angående
    – Sammenhæng imellem scorecards og management by objectives
    – Sammenhæng imellem scorecards og medarbejderudviklingssamtaler
    – Sammenhæng imellem scorecards og forskellige incitamentsordninger – fx aflønning, bonus eller forfremmelse
  • Kommunikationsøvelse for at sikre accept i forbindelse med introduktion af scorecards

Vi anbefaler Power-BI til KPI’er og Scorecards.

Dashboards

De bedste dashboards skaber overblik over større forretningsområder på en måde, som normalt ville fylde en længere rapport. Ved at kondensere og visualisere KPI’erne præsenteres de på en sådan måde, at man med det samme kan se, hvor der er performanceudfordringer, som kræver handling.

Et dashboard har plads til flere KPI’er end et scorecard, og KPI’erne viser den ”rå”, ufiltrerede performance. Her kan du både få overblik over alt fra målopfyldelse, historisk udvikling, fremtidig trend, benchmaking og meget mere. Dashboards giver en bedre mulighed for at forstå komplekse sammenhænge og undgå at fokusere for ensidigt på enkelte KPI’er.

twoday kapacitys tilgang til dashboards

  • KPI-kortlægning med udgangspunkt i strategiske, taktiske og operationelle mål
  • Bruger-kortlægning – herunder ansvarsområder på afdelings- eller team niveau
  • Target-setting for dashboards
  • Visualisering af KPI’er og dashboard-design
  • Design, implementering og træning i opfølgningsproces for dashboards
  • Kommunikationsøvelse for at sikre accept i forbindelse med introduktion af dashboards

Vil du vide mere om KPI’er, scorecards og dashboards?

Gør som en lang række af landets mest ambitiøse virksomheder:
Udfyld formularen eller tag fat i Stig – så kan vi tage en god snak om jeres udfordringer og drømme.

Stig Thougaard

Senior Commercial Advisor, Digital Strategy
sth@kapacity.dk
31 63 29 21